Organizasyon

TÜRKPATENT’in organizasyon yapısı nasıl işler?

Bir kurumun organizasyonu, hangi işin hangi birim tarafından yapıldığını gösterir. TÜRKPATENT’te en üstte Yönetim Kurulu ve Kurum Başkanı, onların altında ise görev alanlarına göre ayrılmış daire başkanlıkları bulunur. Kurum Başkanlığının yönetim yapısı Yönetim sayfasında ayrıntılı olarak açıklanmıştır; burada daireler arasındaki görev dağılımı ele alınmaktadır.

Başvuru sahibi olarak çoğu zaman yalnızca ilgili hak dairesiyle temas edersiniz. Ancak arka planda, hukuki danışmanlık, bilgi teknolojileri, mali hizmetler ve uluslararası ilişkiler gibi birçok destek birimi sürecin sorunsuz işlemesini sağlar.

Organizasyon yapısını bilmek özellikle kurumlar arası yazışmalarda, iş birliği tekliflerinde ve akademik çalışmalarda işe yarar. Örneğin teknoloji transferi veya ticarileştirme ile ilgili bir iş birliği önermek isteyen bir üniversite, doğru muhatabın Yenilik ve Tanıtım Dairesi olduğunu bilirse yazışmasını doğru adrese yönlendirir.

Hak dairelerinin görev dağılımı

Doğrudan başvuru inceleyen daireler şunlardır:

• Patent Dairesi Başkanlığı: Patent başvurularının kayıt, dosyalama, araştırma, inceleme, değerlendirme ve tescil işlemleri; lisans, devir ve diğer değişikliklerin işlenmesi; ilan, tasnif ve sicil işlemleri.
• Markalar Dairesi Başkanlığı: Marka başvurularının aynı aşamalarla yürütülmesi; ayrıca belirli nitelikleri haiz işaret ve ibarelerin koruma altına alınması ve markaların tanınmışlık düzeyine ilişkin esaslar.
• Tasarımlar Dairesi Başkanlığı: Tasarım başvuruları ve değişiklik işlemleri; ayrıca Türk Tasarım Danışma Konseyi’nin sekretaryası.
• Coğrafi İşaretler Dairesi Başkanlığı: Coğrafi işaretler ve geleneksel ürün adlarına ilişkin kayıt, inceleme, tescil, ilan ve sicil işlemleri.

Bu dört dairenin yanında Yeniden İnceleme ve Değerlendirme Dairesi, ilgili dairenin nihai kararlarına karşı yapılan itirazları inceler ve doğrudan Kurum Başkanına bağlı olarak çalışır.

Dairelerin görevleri birbirini tamamlar. Örneğin bir marka tescil edildikten sonra lisans veya devir işlemleri de Markalar Dairesi’nin görev alanındadır; yani başvuru sahibi tescilden sonraki işlemler için farklı bir daireyle muhatap olmaz. Aynı mantık patent ve tasarım için de geçerlidir. Bu ilke, bir hakkın tüm yaşam döngüsünün aynı daire tarafından takip edilmesini sağlar.

Ayrıca Markalar Dairesi’nin görevleri arasında markaların tanınmışlık düzeyine ilişkin esasların belirlenmesi ve uygulamaya konulması da vardır. Tasarımlar Dairesi ise Türk Tasarım Danışma Konseyi’nin sekretaryasını yürüterek tasarım politikalarının oluşumuna katkı verir.

Ortak bir ilke olarak, her dairenin görev alanı ilgili hakka veya hizmete göre ayrılmıştır; bu da dosyaların uzmanlaşmış kadrolarca değerlendirilmesini sağlar.

Destek ve stratejik birimler

Tescil işlemlerini mümkün kılan diğer birimler şunlardır:

Bilgi İşlem Dairesi’nin görevleri arasında Kurumun otomasyon stratejilerini belirlemek, bilgi güvenliği önlemlerini almak, internet sayfaları ile elektronik imza ve belge uygulamalarına ilişkin teknik çalışmaları yapmak ve veri tabanları oluşturmak yer alır. Strateji Geliştirme Dairesi, strateji geliştirme ve mali hizmetler birimlerine verilen görevleri yürütür. Personel Dairesi özlük işlemlerini, Destek Hizmetleri Dairesi ise satın alma, evrak, arşiv, taşınır ve taşınmaz işlemlerini ve kütüphane hizmetlerini yürütür.

Bu birimler doğrudan başvuru incelemesi yapmaz; ancak başvuruların güvenli biçimde alınması, saklanması, ilan edilmesi ve sicile işlenmesi gibi işlevler bu destek yapıları olmadan sürdürülemez.

Hangi konuda hangi birime başvurmalıyım?

Doğru birimi bilmek, yazışmaların ve itirazların gecikmesini önler. Genel bir kural olarak: bir markanızla ilgili bir soru Markalar Dairesi’nin, bir patentle ilgili teknik soru Patent Dairesi’nin alanına girer. Bir kararın hatalı olduğunu düşünüyorsanız, doğrudan aynı daireye yeniden başvurmak yerine yasal itiraz yolunu ve Yeniden İnceleme ve Değerlendirme Dairesi’ni gözden geçirmelisiniz.

Sık yapılan hatalar arasında şunlar sayılabilir: başvuru türünü yanlış dairede takip etmek, resmî itiraz yolu yerine genel bir dilekçe sunmak ve Kurumun e-Devlet veya çevrimiçi başvuru sistemlerinde yer alan bildirimleri kontrol etmemek. Güncel iletişim kanalları ve organizasyon şeması için TÜRKPATENT’in resmî web sitesine bakın.

Kurum içi görev dağılımı zaman içinde mevzuat değişikliğiyle güncellenebilir. Bu yüzden önemli bir yazışma veya itiraz öncesinde, ilgili birimin güncel yetkisini Kurumun resmî internet sayfasından ya da başvuru sistemindeki yönlendirmelerden kontrol edin. Ayrıca kurumsal yazışmalarda daire adının tam ve doğru yazılması, evrakın doğru birime hızlıca ulaşmasına yardımcı olur.

Organizasyonun başvuru sahibi için pratik anlamı

Organizasyon şemasını bilmek üç durumda işinize yarar. Birincisi, dosya takibi: bir başvurunun hangi dairede olduğunu bilirseniz Kurumun yazılarını ve bildirimlerini daha kolay anlarsınız. İkincisi, itiraz: karara karşı hangi birime başvurulacağını bilmek süre kaybını önler. Üçüncüsü, iş birliği: üniversite, kamu kurumu ya da şirket olarak Kurumla ortak çalışma önerecekseniz doğru birimi seçmek çalışmanın hızını belirler.

Her işlem için ayrı bir daire ile muhatap olmak zorunda kalmazsınız; başvuru sistemi ve Kurumun yazışmaları sizi ilgili birime yönlendirir. Yine de organizasyonu bilmek, süreçlerin nasıl işlediğini anlamanıza ve olası gecikmelerin nedenini daha kolay tespit etmenize yardımcı olur.