Evrak Doğrulama

Evrak doğrulama nedir, ne işe yarar?

Elektronik imzalı bir belge, kâğıt üzerindeki ıslak imza yerine geçen güvenli elektronik imza taşır. Bu belgeler PDF gibi dijital dosyalar halinde alıcıya ulaştırılır. Evrak doğrulama, bu dosyanın gerçekten kurumdan çıkıp çıkmadığını ve üzerinde sonradan oynama yapılıp yapılmadığını kontrol etmeye yarar.

Doğrulama ihtiyacının başlıca nedenleri şunlardır:

• Bir belgeyi kabul eden banka, mahkeme, vekil veya başka bir kurum sahteciliğe karşı güvence istemesi.
• Belgenin kopyalanmış veya düzenlenmiş olabileceği şüphesi.
• Yurt dışına gönderilecek belgelerin güvenilirliğinin kanıtlanması.

Elektronik imza, belgenin hem kimden geldiğini hem de içeriğinin değişmediğini matematiksel olarak güvence altına alır. Doğrulama sistemi bu güvenceyi kullanıcıya kontrol edilebilir hale getirir.

Güvenli elektronik imza, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında ıslak imza ile aynı hukuki sonucu doğuran imza türüdür. İmzanın arkasında elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından verilen bir sertifika bulunur; belge değiştirildiğinde imza geçersiz hale gelir. Bu nedenle elektronik imzalı bir belge çıktı alındığında bile, doğrulama yoluyla orijinalliği teyit edilebilir.

Kısacası doğrulama, belgeyi taşıyan kişiye değil belgenin kendisine güvenmeyi sağlar. Böylece belge kimden geliyor olursa olsun, kurumun kendi sistemindeki kayıtla karşılaştırılarak gerçekliği ortaya konabilir.

Neden iki ayrı doğrulama bağlantısı var?

Sayfada yer alan tabloda iki satır bulunur: biri 8 Şubat 2021 sonrasında, diğeri bu tarihten öncesinde düzenlenen belgeler içindir. Bu ayrım, kurumun elektronik belge sistemlerinde yapılan değişiklikle ilgilidir. Yani belge hangi dönemde düzenlendiyse onu doğrulayabilen sistem de farklı olabilir.

Doğru bağlantıyı seçmek için:

1. Belgenin düzenlenme tarihine bakın.
2. Tarih 8 Şubat 2021 veya sonrasıysa “sonrası” bağlantısını; daha önceyse “öncesi” bağlantısını kullanın.
3. Doğrulama sonucu çıkmazsa diğer bağlantıyı denemeden önce tarihi tekrar kontrol edin.

Belgenin tam hangi ay ve günde düzenlendiğine ilişkin kesin bilgi belge üzerinde yazar. Tarih sınırın çok yakınındaysa her iki bağlantıyı denemek mantıklı olabilir.

Tarih dışında dikkat edilecek bir diğer husus belgenin türüdür. Tescil belgesi, yazı veya karar gibi farklı evraklar farklı doğrulama bilgileri taşıyabilir. Belgenin alt veya üst kısmında doğrulama için gereken bilgileri ve yönlendirmeyi bulabilirsiniz. Belgeyi PDF olarak aldıysanız, PDF görüntüleyicinizin imza panelinden imzanın geçerliliğini de ayrıca görebilirsiniz; ancak resmî doğrulama kurumun kendi sistemidir.

Doğrulama yaparken dikkat edilecek noktalar

Elektronik imzalı belgelerin doğrulanmasında sahte sitelere karşı temkinli olmak önemlidir. Aşağıdakilere dikkat edin:

• Doğrulama için yalnızca sayfadaki resmî bağlantıları kullanın; e-posta veya mesajla gelen farklı bağlantılara güvenmeyin.
• Adres çubuğunda kurumun resmî alan adını görmeden herhangi bir bilgi girmeyin.
• Belge üzerinde yazan doğrulama kodu veya benzeri bilgiyi eksiksiz ve doğru girin.
• Doğrulama sonucundaki bilgilerin (belge türü, tarih, konu) elinizdeki belgeyle birebir uyuştuğunu kontrol edin.
• Kimlik numarası, banka bilgisi veya parola gibi alakasız bilgiler isteyen bir sayfa görürseniz işlemi durdurun.

Doğrulama sonucu belgeyle uyuşmuyorsa belgeyi kabul etmeyin ve düzenleyen kuruma bildirin.

Doğrulama sayfalarını yer imlerine eklemeniz ve her seferinde bu kayıttan girmeniz, oltalama (phishing) saldırılarına karşı iyi bir alışkanlıktır.

Doğrulanamayan belgeyle ne yapılır?

Doğrulama başarısız olabilir; bunun nedenleri yanlış kod girilmesi, yanlış tarih aralığındaki bağlantının kullanılması, belgenin değiştirilmiş olması veya belgenin hiç kurumdan çıkmamış olması gibi olabilir. Bu durumda:

1. Kodu ve bilgileri tekrar kontrol edin.
2. Tarih aralığına göre diğer doğrulama bağlantısını deneyin.
3. Sorun sürerse belgeyi aldığınız yolu (e-posta, sistem çıktısı) not edin ve TÜRKPATENT ile iletişime geçin.
4. Belgeyi bir üçüncü kişiye sunmadan önce doğrulama sonucunu mutlaka netleştirin.

Özellikle marka ve patent tescil belgeleri gibi önemli evraklarda, doğrulama kaydı ve ekran görüntüsü saklamak ileride yaşanabilecek uyuşmazlıklarda yardımcı olabilir.

Belgeyi birden çok kişiye göndermeniz gerekiyorsa, orijinal elektronik dosyayı değiştirmeden gönderin. Ekran görüntüsü veya fotoğraf, elektronik imza özelliklerini taşımaz ve doğrulanamaz. Belgenin yazdırılmış halini sunmanız gerekiyorsa, çıktı üzerindeki doğrulama bilgisinin okunur olduğundan emin olun. Mümkünse belgeyi sunduğunuz kuruma doğrulama bağlantısını da iletin ki kontrolü kendileri yapabilsin.

Doğrulanmış belgeyi nerelerde kullanabilirsiniz?

Elektronik imzalı ve doğrulanabilir belgeler, farklı alanlarda kullanılabilir. Marka ve patent süreçlerinde bu belgeler genellikle şu amaçlarla ihtiyaç duyulur:

• Hak devri ve lisans işlemleri: Bir markanın veya patentin devrinde, tescil belgesinin gerçekliğinin teyit edilmesi.
• Finansman başvuruları: Banka veya yatırımcılara sunulacak fikri mülkiyet belgelerinin doğrulanması.
• Yurt dışı başvuruları: Öncelik hakkı için ibraz edilecek belgelerin güvenilirliği.
• Mahkeme ve tahkim süreçleri: Delil olarak sunulacak belgelerin orijinalliği.
• Teşvik ve destek başvuruları: Destek veren kurumlara sunulan tescil belgeleri.

Belgeyi sunacağınız kurum doğrulamayı kendi yapabilir; yine de önceden kontrol edip sonucu saklamak sizi olası gecikmelerden korur. Doğrulama sonucunun süresiz geçerli olmayabileceğini ve her sunumda yeniden kontrol edilebileceğini aklınızda tutun.

Özetle evrak doğrulama, elektronik ortamdaki resmî belgelere duyulan güveni kontrol edilebilir hale getiren basit ama önemli bir adımdır. Belgenin tarihine uygun sistemi kullanmak, bilgileri dikkatle girmek ve yalnızca resmî bağlantılardan ilerlemek işlemin güvenliğini sağlar. Bu kısa kontrol, ileride yaşanabilecek ciddi sorunların önüne geçebilir.

Bir belgenin doğrulanması, o belgenin içeriğindeki hakkın geçerli olduğu anlamına da gelmeyebilir; örneğin tescilin yenilenip yenilenmediği ayrıca sicilden kontrol edilmelidir.